“De implementatie verliep vlekkeloos”

Onlangs won Elis een tender voor Stichting Confessioneel Onderwijs Leiden (SCOL). Voor 22 schoolorganisaties in 26 verschillende gebouwen ontzorgt Elis inmiddels in textiele en facilitaire oplossingen. Huib Bulthuis is beleidsadviseur huisvesting en facilitaire zaken bij SCOL en koos samen met zijn team voor Elis. Daar is hij maar wat blij mee!

Waarom moest er iets veranderen bij SCOL?

“We namen dienstverlening af bij allerlei firma’s, met allerlei type contracten. Dat was niet zo gek. Door het grote aantal locaties van SCOL en bijbehorende verschillende organisaties waren onze toiletvoorzieningen sterk uiteenlopend. We wilden heel graag naar één partij, met standaardisatie in de uitvoering.”

Wist je wat je precies nodig had?

“Niet meteen. Dat was intern nog best een puzzel. Op onze basisscholen moeten toiletruimtes bijvoorbeeld geschikt zijn voor kinderen tussen de vier en twaalf jaar, terwijl ze die jaren enorm groeien in lengte. Handdoekautomaten zijn voor de kleinsten niet te bedienen. Maar een stoffen handdoek is om 9.30u in de ochtend al niet meer hygiënisch.

Werd het dan een papieren versie?

Op middelbare scholen worden dat weer samengeklonterde proppen papier tegen het plafond. Al die vragen moesten we eerst voor onszelf beantwoorden, voordat we een uitvraag deden.”

Hoe verliep het proces van aanbesteding?

“We beoordeelden op prijs en kwaliteit. Zijn de producten hufterproof? Hoe zit het met duurzaamheid? Welke service verlenen ze? Hoe maken ze het ons makkelijker? En niet onbelangrijk: wat kost het? Met die vragen in ons achterhoofd bekeken we de inschrijvingen. Elis kwam qua prijs/kwaliteit als beste uit de bus. Het proces erna bevestigde ons dat we de juiste keuze maakten.”

Hoe bracht Elis het er in de praktijk van af?

“Heel zorgvuldig en soepel. Elis heeft een aparte afdeling die implementaties projectmatig aanvliegt. Ze maakten een planning, een bijbehorend draaiboek én bespraken dat met ons. Konden wij ons daarin vinden? Waar moet Elis rekening mee houden? Sommige scholen zaten bijvoorbeeld midden in een toetsweek, dan kan er niet geboord worden. Moeiteloos gooiden ze de planning om. Ook was het voor ons altijd duidelijk op welke dagen leveringen en montages waren.”

Wat verwacht je voor de toekomst?

“Het contract geldt voor vier jaar, met een verlengoptie. Inmiddels zijn we druk bezig met een locatie in aanbouw. Ook daar gaat Elis ons straks ontzorgen!”